【政府標案新手村-EP2】招標文件如何準備：2大步驟，瞬間搞懂招標文件
看懂招標文件到底有多重要呢？過去曾有深刻慘痛的經驗💥 團隊挑燈夜戰準備投標，沒想到還沒踏入評選簡報魔王關卡就在資格審查階段被刷掉，只因為動到其中一份文件格式，導致備標期間的努力都付之一炬，透過這次的教訓 Team member 到送出前一刻一定會反覆檢查文件，確保萬無一失，準備招標文件是一門大學問，其實只要熟讀標案文件重點並且詳記規則，就能順順利利通過資格審查，還有機會刷掉經驗不足的廠商😀 大幅提升得標機率，本篇會分兩個階段教大家如何搞懂招標文件！
✅ 第一步驟：解析 #備標所需 文件
備標文件通常會有下面這幾個項目，因各專案需求會略有不同，主要會詳細說明勞務契約履約範疇、投標廠商注意事項及須知、本標案需求說明、評選簡報評核項目，專案執行內容及服務建議書撰寫方向會在此階段羅列，作為備標準備之基礎。
❶勞務採購契約
這份基本上就是最終得標的所簽契約，順利得標後會一式兩份進行簽約。
契約通常非常冗長，且內容皆為公文用語，就像無字天書一樣難懂，但是沒關係，只要找到幾個重點詳讀，就可不費吹灰之力搞懂單位需求！
專案管理不外乎就是時間、範圍、成本上，因此履約期限及執行內容會是契約閱讀重點，除此之外有些案子會需要繳納保證金、押標金、履約保證金等等，確定廠商有足夠的本金去執行專案，或是未來執行不利扣款使用，聽了還是霧沙沙沒關係，各類保證金詳細說明請看這裡，除此之外價金給付方式也是需要留意的重點之一，曾經碰過標案給付方式為 「1333」， Q1通常是案子最燒錢的階段，付出去好幾百萬，但第一季驗收通過實際只能拿到一成專案金額，如果老闆口袋不夠深，此類給付方式的標案就要留意，免得被會計阿姐拿刀追殺。
❷投標須知(⭐⭐⭐)
大家都知道使用電器前要詳閱說明書，投標須知就像是專案的說明書，還是超詳解的那種，內容包含說明需求文件份數、公開開標案件之開標時間及地點、否分段投標、決標原則（最有利標/最低標/最高標）、投標廠商需附文件、送達招標機關指定地點等等，這些都會影響到服務建議書撰寫方向，以及投標需要注意的事項，若遇到兩份文件內容衝突，例如：「投標須知寫需準備服務建議書10份，但是資格審查表寫8份」這樣情形多以投標須知填寫的數量為主，保險一點也可以致電給承辦窗口確認，以免因為文件份數落差而被刷掉資格標關卡。
關於投標文件相關疑問，很推薦 行政院工程委員會政府採購論壇，就像是政府標案的 #十萬個為什麼，任何標案相關的問題都可以發問、討論，也看看有沒有相似的案件類型，會有許多臥虎藏龍的高手在上面交流回答。
❸需求說明書 (⭐⭐⭐)
內容如其名，就是本案的需求說明，包含專案目標、工作項目與範圍，專案期程，企劃書格式與注意事項、評審說明，服務建議書 架構會參照這份需求內容來撰寫，也是到最後一刻都必須仔細重複翻閱的文件，很重要！
❹評選需知
評選須知可以參照下圖（圖片只是範例，每個專案評審項目會有所不同噢！）文件會詳列評選方式及評分標準（各評核項目占比），白話文就是告訴你評審及承辦單位在意的內容比重，配分越高的章節呈現的越精彩，對於拿到標案會更有力，服務建議書內容及格式可以按照評審項目及細項一個蘿蔔一個坑下去寫，同時也可以檢核是不是有遺漏了。
✅ 第二步驟：準備 #資格審查 文件
資格審查文件是投標階段最容易得分的項目，但也是最有可能錯在一些容易忽略的小地方，送出去之前一定要再三確認公司名稱、統一編號、標案案號是否正確，該蓋公司大小章的地方也要記得蓋，只要按部就班仔細核對完成文件內容，All pass絕對沒問題！
❶ 投標廠商聲明書
投標廠商聲明書除了第9條、10條、13條紅框處的問題據實回答外，其他通通需答「否」，否則代表公司不符合規定，資格標直接Out ! 很多人會問晶晶，到底怎麼知道公司是否符合中小企業？ 這裡中小型企業指的是實收資本額在1億元以下，或經常雇用員工人數未滿200人之事業，只要符合上述其一條件，就要勾「是」，千萬不要勾錯囉！
❷ 投標廠商授權委託書
簽立「委託授權書」代表公司同意授權你代表出席，在開標、議價當天除攜帶此授權書外也需攜帶身份證件，於開標時當場交付招標機關，如果是負責人親自出席開標現場，則不需要授權委託書，但仍需攜帶身份證以供查驗。
❸ 勞務採購廠商投標切結書
確認投標廠商參與招標機關辦理之招標案，對於廠商之責任，包括刑事、民事與行政責任，已充分瞭解相關之法令規定，並願確實遵行，同意的話簽屬切結書並蓋公司大小章。
❹ 標價清單
標價清單等同於報價單，會依專案內容有不同的項目報價，要小心留意註解部分，是否能夠自行修改欄位項目，曾經就有遇過比較嚴謹的單位，是不能異動調整下方欄位，只要一動到，資格標立刻掰掰～～～慘痛的經驗大家要記得嘿！
❺ 廠商投標證件審查表
入箱前最後確認審查表的項目文件是否都準備齊全，份數是不是都正確，確定沒問題就依序放置箱/袋內，裝箱前須先卻開標方式，若是不分段開標，全部放置於同一標封內即可，分段開標則須分別封裝，並標示內容文件屬性，以利分段查核。
(1)不分段開標。所有投標文件置於一標封內，不必按文件屬性分別裝封。
(2)分段開標（請勾選項目）；投標廠商應就各段標之標封分別裝封並標示內含資格標、規格標或價格標等
❻ 標單封／證件封
封箱也是個學問，避免有心人士置換內容，封箱會要求每個封口處都需黏貼膠帶，有次投標刊物設計類的案子，某設計工作是使用了非常有質感的特殊紙袋作為封套，因為是半透明形式，有資料外洩之嫌疑，資格標階段被刷下來，非常可惜，封箱後將標單封黏貼於最外側，投標完成後承辦單位會在上方蓋日期章，以茲證明有於時限內完成投標，前置作業就大功告成，接著就等候前往開標囉！
這邊在補充一下開標的重要性，這個階段會有承辦單位、政風及主席前來開標，所以在這之前，任何人是無法看到各廠商的投標內容，前往參與開標的好處是，若真的很不幸有些資料Key錯或是有問題，經主席同意後有機會可以修正 / 解釋，同時別間廠商資料若有疏漏也可以提出，請承辦人在重新檢核。
花了非常多時間整理投標各項目須知，希望用簡而易懂的方式教大家入門，其中還有許多眉眉角角會因承辦單位及標案屬性而有不同，大家準備招標文件時若遇到困難，也很歡迎跟我討論呦！
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